Proč je dobré pečlivě zkontrolovat fakturační údaje na objednávce?

23. květen 2018
Proč je dobré pečlivě zkontrolovat fakturační údaje na objednávce?
  1. Nakupujete-li na firmu nebo chcete-li posléze doklad k nákupu uplatnit u svého zaměstnavatele nebo vložit doklad do firemního účetnictví, účetnictví SVJ atd.., musíte řádně vyplnit údaje v objednávce v poli "chci zboží koupit na firmu" a "fakturační údaje". To, co zde vyplníte se objeví na faktuře, nic více ani méně. Pokud nechcete mít na faktuře vaše jméno, vypište do pole "jméno" znova název firmy nebo vložte symbol "tečky". Pokud je jméno organizace dlouhé, rozdělte jej a využijte pole "jméno". Není v našich silách u každé objednávky odhadovat či kontrolovat, jestli zadané údaje jsou správné a požadované. Pokud si nejste jisti, co do kolonek vyplnit, kontaktujte zodpovědnou osobu z vaší účtárny nebo se poraďte s námi.
  2. Proč nelze hlavičku faktury či daňového dokladu "odběratele" jednoduše přepsat (předělat a podobně) na jiný subjekt? Protože to zákon neumožňuje! Doklad musíme vystavit nový. S novými zákony od r. 2016, kdy jsou elektronicky kontrolovány doklady a veškeré relevantní údaje na nich obsažené dle měsíčních hlášení DPH a EET a to velmi jednoduše, nechceme vystavit naši firmu nebo vás, naše zákazniky, případným problémům s finančním úřadem v případě vystavení a zaúčtování jednoho dokladu s rozdílnými údaji. Protože zasíláme doklady "faktury" v den odeslání zboží elektronicky, nejsme již po jejich zaslání schopni ručit za jejich správné zaúčtování u zákazníka v případě následné editace dokladu. Takovýto postup není ojedinělý, ale naprosto běžný u všech velkých prodejců na našem trhu kteří v mnoha případech účtují poplatek vyšší nebo službu vůbec nenabízejí. Proto doporučujeme proškolit všechny osoby které jsou pověřeny nákupem pro jakýkoli subjekt, aby objednávku činily s takovými údaji které pak očekávají na daňovém dokladu.
  3. Které údaje lze jednoduše opravit po vystavení faktury? Lze opravit ta data, která nemění zásadně data na dokladu (čárky, tečky, mezery, zkratky, prostě drobnosti atd.)
  4. Když jsem to pokazil, i přesto že je v objednávkovém procesu na několika místech na toto úskalí jasně upozorněno, a vyplnil objednávku s údaji které tam nechci a faktura je již vystavena a odeslána, nejde s tím již nic dělat? Ano lze. Obnáší to však tyto administrativní úkony: Musíme vystavit opravný daňový doklad a zaslat jej zákazníkovi (mail, pošta), ten nám musí kompetentní osoba na straně zákazníka potvrdit (podpis. razítko), po přijetí opravného dokladu (mail, pošta) vytvoříme novou fakturu s požadovanými údaji a zašleme ji zákazníkovi. Tu musí účetní na obou stranách správně zaúčtovat a vytvořit zápočet. Vzhledem k tomu, že je tato procedura "oprava subjektu na daňovém dokladu" časově náročná a bohužel není výjimečná, je tato služba zpoplatněna symbolickou částkou 250,- Kč bez DPH, která slouží k pokrytí vzniklých nákladů. Poplatek se hradí dopředu převodem z účtu nebo osobně na pokladně centrály.

Děkujeme za pochopení

Účetní AllServices Group s.r.o.